el blog de marketing de Javier Varela
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Promotoras-y-azafatas-Agencia-EgoEventos hay en casi cada rincón. Hay eventos de todo tipo, más grandes, más pequeños, profesionales, informales, temáticos, deportivos, de marketing, etc. Para organizar un evento es necesario, casi como en cualquier actividad empresarial una planificación previa de lo que se quiere organizar y como consecuencia de estos surgirán una serie de preparativos que será necesario conocer previamente en la medida de lo posible para evitar imprevistos.

Algunos consejos a tener en cuenta a la hora de organizar un evento:

Idea y Concepto

Es importante tener clara la idea, el concepto y los objetivos del evento. Esto no quiere decir que no se deba tener cierta flexibilidad. Siempre se puede dejar un pequeño hueco para la modificación y el desarrollo de la idea.

Una vez que tenemos la idea, pasamos a desarrollar el concepto del evento. El concepto debería concedernos en cierta medida una ventaja competitiva; que es aquello que hará que nuestro evento destaque con respecto a otros similares. El concepto de evento puede incluir cosas como el diseño, la colaboración y las alianzas con empresas, la tecnología, la ubicación, etc.

Hay que tener en cuenta que no se trata únicamente de montar o poner en marcha un evento, vamos a crear una experiencia para la audiencia. Esto nos lleva al siguiente punto.

Determinar la audiencia

La determinación de la audiencia o el target del evento nunca debe ser algo que se deje al azar o que el evento sea ‘para el que quiera venir’. El público objetivo, el target del evento es clave para la creación del mismo y a su vez para encontrar los patrocinadores y socios adecuados.

Por lo tanto, podemos hacernos preguntas como las siguientes:

  • ¿Es mi evento de nicho?.
  • ¿En otros eventos similares qué público asiste?.
  • Si tenemos en cuenta el precio que pretendemos cobrar por la entrada, ¿qué tipo de público se lo podrá permitir?.
  • Si el precio de la entrada es elevado, qué tipo de personas / profesionales / estudiantes etc. estarán dispuestos a asistir.
  • ¿Tenemos preparada una estrategia de descuentos clara y cómo establecer un período con precios en promoción?.
  • Además, también será importante, considerar la ubicación y la hora del evento para estimar quién podrá asistir.

Crear la agenda y el programa del evento

Una vez que hemos definido el concepto del evento y estimado el público objetivo que esperamos que asista, empezaremos a pensar en el programa y la agenda del evento.

  • ¿Haremos un evento de todo el día?, ¿mejor solo de unas horas?.
  • ¿Quiénes serán los ponentes o invitados a los que podemos acceder?

Hay que crear un programa o agenda ‘vendedor’. Es decir, planificar un programa que llame la atención de los asistentes y sea coherente con la temática del evento. Por supuesto, no tratar de abarcar ‘de todo’ y meter relleno para que el evento tenga una duración determinada.

Cuidado con la fecha, es importante no coincidir con nada importante. Hay multitud de eventos que pasan desapercibidos por coincidir con otros que pueden ser más interesantes, o simplemente estar mejor promocionados.

Dependiendo de las respuestas, podremos comenzar a buscar el lugar adecuado, socios y patrocinadores.

El lugar adecuado

El lugar de celebración del evento es extremadamente importante. Para unas conferencias de todo el día, un centro de congresos será un lugar apropiado. Sin embargo, si lo que queremos es organizar unoss talleres, un lugar más acogedor y que permita la perfecta interrelación y colaboración de los asistentes será mejor.

Es importante tratar de dimensionar previamente el evento para elegir el lugar adecuado para su desarrollo. Para ello es conveniente barajar varias localizaciones, comprobar su acceso, instalaciones, servicios, precio, etc. antes de decidirse por uno en concreto.

El objetivo es encontrar un lugar con el que el evento tenga ciertas asociaciones comunes con la filosofía del evento, el target, etc. Por asociaciones comúnes me refiero a que el lugar es una parte muy importante del evento y por tanto debe guardar relación con el mismo, ya sea por el tipo de lugar, por su ubicación, por sus características, etc.

Recuerda que hoy en dia casi no se puede concebir un evento, al menos de ciertas temáticas profesionales en las que no hay una buena conexión WIFI.

Accesibilidad para discapacitados. También es importante hacer el evento accesible a todo el mundo.

Los ponentes / invitados especiales

Dependiendo del tipo de evento será importante contar con un buen programa en el que se incluyan un interesante lista de ponentes si son unas conferencias, un buen o buenos profesores sin son talleres, etc.

También puede ser interesante contar con invitados especiales que sirvan de reclamo a los asistentes como puede ser en una fiesta de una marca, una entrega de premios profesionales, etc.

El networking

Piensa en ofrecer la posibilidad de realizar Networking a los asistentes. Los eventos deben tener un objetivo para la organización y la mayoría de las veces (en el ámbito profesional) también deberían tenerlo para los asistentes.

El networking, en este sentido, es un momento del evento importante para fomentar las sinergias dentro del evento entre los asistentes, ponentes, participantes, etc. Es importante tener claro cómo hacer un buen networking.

Los patrocinadores

En primer lugar, es necesario detallar cuidadosamente el tipo de empresas que pensamos que pueden ser patrocinadores de nuestro eventpo y cuáles son los beneficios que este patrocinio les ofrece.

Las empresas patrocinadoras están interesados en la audiencia y la temática del evento cuando determinan si este es un lugar apropiado para la promoción de su marca. Por encima de todo, el patrocinio es una forma de conectar marcas y personas, así que lo normal es que los patrocinadores del evento tengan algún tipo de relación con la temática del evento y en consecuencia con el target de este y de sus marcas.

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La promoción del evento

Todo lo anterior sin una buena promoción y una campaña de captación de asistentes carece de sentido.

Es importante apoyarte en todos los medios posibles a través de los que puedas acceder a tu target. La promoción muchas veces se lleva a cabo por una agencia de azafatas y promotoras que se encarga de promocionar el evento y ser la cara visible de tu marca

La web del evento

La web o el microsite del evento será muy importante para la promoción del mismo, pero tampoco se trata que se nos vaya la mitad del presupuesto en la web. Es importante crear crear una web atractiva y sobre todo con información suficiente y relevante del evento. La web debe transmitir profesionalidad y tiene que tener un objetivo claro como puede ser el de tratar de captar asistentes.

Los precios del evento

El plan de precios de nuestro evento tendrá un papel crucial en el proceso de toma de decisiones de muchos de los asistentes. Lo ideal es que el precio de un evento no venga únicamente condicionado por el presupuesto de preparación del mismo.

El precio, en sí mismo, y como variable del marketing-mix del plan de creación del evento, deber estar acorde a las expectativas y debe ser coherente con el tipo de evento, magnitud del mismo, lugar de celebración, tipo de target, etc.

Una vez más, es importante planificar los periodos que consideraremos de precios promocionales, descuentos, etc.

El evento

El día del evento es cuando llega el momento de la verdad. Si todo está bien planificado previamente no debería haber demasiados sobresaltos aunque bien es cierto que existen varios aspectos que no son fácilmente contraolables a través de una planificación previa. Para cualquier imprevisto, es conveniente estar preparado. Por lo demás, ese día en la medida de lo posible se trata de obtener los resultados del trabajo bien hecho y que los asistentes que son nuestro target queden satisfechos.

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